セミナー担当者必見!参加者に喜ばれる”ちょっとした”気配り

日々のマナビ
セミナー担当者必見!参加者に喜ばれる”ちょっとした”気配り

ビジネス系のセミナーや勉強会に参加する際、
「こうだったらいいな」
「もっとこうすれば良いのにな」
と思っていたことを、ふと思い立ってFacebookに投稿したところ、セミナーに登壇する方や運営する方から好評いただいたので備忘録的にシェアします。

告知文に書いておくと喜ばれること

セミナーに参加するかどうかを決めるのは、もちろん内容や登壇者によるところが大きいです。

どんな内容なのか、タイムテーブルや休憩の有無など、基本的な情報はヌケモレなく記載されていることがほとんどだと思います。

基本情報に加え、書いてあると嬉しい情報は以下3点。

  1. 「当選者のみに詳細をメールします」という形式の場合は「いつまでに」当選メールを送るのか
  2. Wi-Fiや電源の有無
  3. 受付方法
  4. 飲食について

以下、1つずつ解説しますね。

当落メールは「いつまでに」送るかを明記しよう

まず1つ目。コレは「喜ばれる」というより、「書いていないと困る」ことです。

先日、とあるセミナーに申込んだんですが、告知文には「当選者のみに案内メールを送ります」というようなことが書かれていました。

懸賞などでよく見かける「当選者の発表は発送をもって変えさせていただきます」的なやつですね。

でもコレ、「いつまでに」メールを送るのか明記されていないと、ギリギリまで当落の判断ができないんです。

Facebookで友人がこのイベントに行くと知り、当選メールがいつ届いたのかを教えてもらって、はじめて「あ、落選したんだ」と分かりました。ちなみに、イベントの2日前だったかな。

落選したならしたで別の予定を入れたかったので、ちょっとガッカリでした。

お手本は、

応募者多数の場合、抽選を行ないます。抽選結果は当選者のみ、*月*日までにメールを送ります

という感じでしょうか。

Wi-Fiや電源の有無が書いてあると嬉しい

最近はセミナー会場でWi-Fiが無料で解放されることも多く、有り難いなと思っています。

もちろん無いなら無いでOKなんですが、有無を明記してあれば自分でポケットWi-Fiを持っていくなど準備できますよね。

電源は特に長時間のセミナーで書いてあると嬉しいです。

電源があるなら充電コードを持っていきたいですし、無いなら無いで、バッテリーが切れたとき用に手書きのノートを持参するなど対策ができるので。

お手本は、

電源はご利用いただけますが、人数分は無いので予めご了承ください(ゲスト用のWi-Fiは無料で解放します)

電源のご用意はございません。予めご了承ください(ゲスト用Wi-Fiもございませんのでご注意ください)

ちなみに私は常に小型の電源タップを持ち歩いています(笑)

受付方法を明記すれば混雑を防げる

最近、「Peatix」や「PASS MARKET」など、イベント管理に便利なサービス・アプリが増えてきました。

私はセミナーの受付をお手伝いしたことが何回かありますし、自社でもセミナーの運営をしていますが、確かに参加者がアプリでQRコードを提示してくれて、それを読み取るだけで参加者をチェックできるのは便利です。

が、意外な落とし穴で、告知文 or リマインドメールで受付方法を案内しておかないと、そもそもアプリをダウンロードしていない参加者が出てきます。

かくいう私も、先日PASS MARKETを使うイベントに参加した際、アプリのログインパスワードを忘れてしまい、慌てました(名前を伝え、事なきを得ましたが)。

このときは受付が空いていたので良かったんですが、混んでいるときに私のような人が複数いると、受付がどんどん遅れてしまいますよね……

イベント管理サービスを使わない場合でも「名刺を2枚ください」と言われ、慌ててカバンの中をゴソゴソ探している人を見かけますが、いずれにせよ告知文やリマインドメールに受付方法を明記しておけば、ある程度混乱を防ぐことができそうです。

例としては、

受付方法:「**(アプリ)」のQRコードにて受付を行ないます。事前にアプリをダウンロード(またはチケット画面を印刷)してご準備ください」

受付方法:受付にて名刺を2枚頂戴しますので、持参ください

 

ちなみに、BtoB系のイベントなら「EventRegist(イベントレジスト)」がオススメです。

飲食について

これはあくまで「書いてあったら嬉しい」レベルなんですが、ビジネス系のセミナーだと、主催者側でペットボトルの水などを用意することがありますよね。

この有無が書かれていないと、近所のコンビニや自販機で飲み物を買って行ってしまい、「あ・・・」ということになります(もちろん、用意いただくのはありがたいんですけどね!)。

お手本は以下のような感じでしょうか。

セミナー会場内の飲食は、飲み物のみ可(ペットボトルの水をご用意しています)。食べ物の持ち込みはご遠慮ください

セミナー会場の1Fにコンビニエンスストアがございます。食べ物の持ち込みはNGですが、飲み物は自由にお持ち込みください(会場内に自販機もあります)

開始前にアナウンスして欲しいこと

続いて、セミナー本編が始まる前の注意事項アナウンスについて。

タイムテーブルやトイレの場所の案内など基本的なことに加え、以下の情報があると非常に有り難いです。

  1. 資料の共有
  2. 写真撮影の可否
  3. ハッシュタグ

資料をPDFで共有してもらえると、非常に嬉しい

開始前のアナウンスでも、登壇者でも良いんですが、
本日の資料は、後日事務局からPDFで送ります
って言われると、ものすごく助かります。

スライドに書かれている内容をメモしつつ、登壇者の話に耳を傾けるのって至難の業なんですよね……(かといって、スライドに書いてあることを読み上げるだけなのもアレですが)。

後日資料を送ってもらえることが分かっていれば、登壇者の話に集中できますし、スライドの内容を頑張ってメモしなくても済みます。

スライドの共有はなくても、写真撮影がOKだと嬉しい

とはいえ、登壇者から資料をPDF化して送る許可をもらえなかったりすることもあるでしょうし、何より手間がかかりますよね。

そういう場合は、登壇者に確認した上で、
本日の講演は写真撮影OKです
とアナウンスしてもらえると嬉しいです。

資料配布がなくても、スライドの写真を撮ってOKならスライドに書かれていること以外をメモすればOKなので。

加えて、

  • 登壇者の写真もアップしてOKなのか?
  • スライドをそのままアップするのはNGか?(マナー的にNGだと思いますが)

という情報も伝えてもらえると親切かと。

ハッシュタグは忘れない程度の長さにしてもらえると嬉しい

人気のセミナーやイベントでは、参加できるかどうか抽選になるケースもあります。

スタートアップやIT/WEB系のイベントであれば、参加者の方が内容をTweetしてくれるかもしれません。

そんなときに便利なのが「ハッシュタグ」です。
(TwitterやFBで見かける「#」で始まるキーワードのようなもの)

Twitterであれば、ハッシュタグで検索することもできるので、イベントに来られなかった方も様子を知ることができます。

ただ、よくあるのが「ハッシュタグが長い」こと。

Twitterは140文字しかないので、タグが長すぎるとTweetできる内容が少なくなり、何回にも分ける必要があるため面倒です。

ハッシュタグは通常、イベント冒頭で「本日のハッシュタグは「#**」です」とアナウンスされることが多いと思いますが、あまりに長いと一度で覚えられないことも(笑)

ハッシュタグは「短く」、かつ「会場のどこかに貼ってある or スライド下部などにずっと表示しておく」とTweetしてもらいやすくなりますよ!

たまにハッシュタグがあっても全然盛り上がっていないケースがあるので、主催者側で「いよいよ明日!」と前日からハッシュタグを付けてTweetしたり、当日も「会場入口はコチラです!」など写真とハッシュタグ付きでTweetするなどして、タグを盛り上げておくと良いかもしれません。
(イベント属性にもよるので一概には言えませんが……)

イベント後のフォローについて

定期的に開催されるイベントの場合、できればリピーターになって欲しい!と思う運営者も多いでしょう(私もそうです!)。

オススメの方法は、以下2つ。

  1. ハッシュタグを活かしてお礼を言う
  2. イベントレポートを公開する

ハッシュタグで参加者と交流する

前述のハッシュタグがきちんと機能していれば、タグの付いたTweetをイベント終了後にRTしたり、お礼を伝えることができます。

主催者側はお礼を直接言えますし、参加者も反応してもらえて嬉しくなり、「また参加しようかな」と思ってもらえる可能性が高くなります。

実際、私がイベントレポートを書いてハッシュタグを付けてTweetしたところ、お礼のTweetをいただいて嬉しかったことがありますよ!

公式レポートをシェアして、次回の参加を促す

抽選になるような人気イベントであれば、後日公式のイベントレポートを公開すると非常に喜ばれます。

自分たちでレポートを書くのが大変なら、参加者が書いてくれた記事をまとめてシェアするだけでもOK!

私はよくイベントレポートを公開しますが、主催者側にシェアしてもらえると「書いたかいがあったな〜」と嬉しくなります。


■編集後記■

昨夜ふと思い立ってFacebookに書いた投稿ですが、こうしてまとめてみると面白いですね。

私も自社で運営するセミナーでは上記のことに気をつけるようにしています。

セミナーやイベントを運営することのある方は、ぜひ参考にしてみてください!

(そして登壇される機会のある皆さま、ぜひ資料のPDFシェアを許可してください……!)