依頼された仕事には必ず「締切」を設定すべき理由と、その解決策とは!?

日々のマナビ
依頼された仕事には必ず「締切」を設定すべき理由と、その解決策とは!?

上司やクライアントに仕事を依頼されたときに確認すべきこととして、よく挙げられることとして、以下2つのポイントがあります。

  1. 誰に向けた仕事なのか?
  2. 仕事の納期はいつか?

要するに、「この仕事は、誰に向けた、いつまでに必要な仕事なのか?」ってことです(だいぶ端的ですが)。

1つめの「誰に」に関して、例を挙げてみましょう。
社内で社長にプレゼンする資料であれば、余計なアニメーションやら装飾は不要で、10分程度で話せる内容にしたほうが良いかもしれません。
社外向けのプレゼン資料であれば、競合調査をしたうえでクライアントへの事前ヒアリングを経て、自社の強みを盛り込んだ内容にしたほうが良いかもしれません。

これは依頼主が「何を期待しているのか?」という意味に置き換えても良いでしょう。
それを事前にしっかりすり合わせておくことで、最終的なアウトプットのズレを減らすことができます。

 

で、今日お伝えしたいのは2つめの「いつまで」に関して。

いくらアウトプットの内容が素晴らしくても、「いつまでに」をしっかり押さえてないと台無しです。
「いつまでに」を押さえる=締切を設定することですよね。

今回は「締切を設定すべき理由」とその解決策についてご紹介します。

ダメポイント:せっかく良い仕事をしても台無しになる(評価されない)

まず「締切を設定すべき理由」から。
ちょっと考えれば分かりますよね。

例えば、会社として絶対に勝ちたいプレゼンの場合、本番の数日前に上司にチェックを依頼するケースが多いと思いますが、締切を確認していなかった場合、以下のような事態が考えられます。

自分 「**部長、週明けの△△社のプレゼン資料を作ったのでチェックお願いします」

上司 「えっ、今日はこの後ずっと外出だからチェックする時間ないよ」

自分 「ええっ……」

さすがに極端な例ですが、あり得ますよね……

「締切」の観点でいうと、

いつまでにチェックを依頼しなければならないか

を確認しなかったのがダメポイント。

事前に確認しておけば、「*日は終日外出だから、チェックはその前日までに」と上司と認識合わせができたはずです。

いくら良い資料を作っても、上司にとっては「ぶっつけ本番」な印象になります。
勝ちたいプレゼンなら、残業するなり週末にチェックする上司も多いと思いますが、きっと「もっと早くチェックを依頼してきてほしかったな」と思うはず。

せっかく良い資料を作っていたとしても、コレでは台無しです。

解決策:仕事を引き受ける際に、自分で締切を設定しよう

解決策はカンタンです。
自分で締切を設定する」。以上。

……で終わるとミもフタもないので(笑)、解説しますね。

自分の仕事の見積もり時間が分からない若手社員は別として、ある程度経験を重ねていくと「企画を作るには90分」「プレゼン資料を作るには3時間」など、自分がどのくらい時間をかければできるのか、勘所のようなモノが分かってきます。

また、その仕事だけをすれば良いのではなく、他にも並行して仕事を抱えていることがほとんどでしょう。

そういった状況で、仕事を依頼してきた相手に締切を丸っと聞いてしまうのはキケンです。
なぜなら、自分の見積もり時間より極端に早く設定されるケースもありますし、他の仕事が溢れてしまう危険性もあるからです。

悪い例と良い例を挙げてみましょう。

【悪い例】
自分 「部長、この資料はいつまでに提出すれば良いですか?」
部長 「そうだな……明日の午前中までに頼む」
自分 「えっ……それだと今抱えている仕事が……」
部長 「何だ、先に言ってくれよ」

【良い例】
自分 「部長、この資料なんですが、今**の対応を今日中にしなければならないので、明後日の14時までの提出とさせてください」
部長 「うーん、この仕事も急ぎなんだが……**は他の人では対応できないからな……よし、分かった」
自分 「ありがとうございます。明日の午前中時点で、できているところまでメールするのでチェックをお願いします」

悪い例の場合、「今抱えている仕事」がどのくらい時間がかかるのか?優先順位が高い仕事なのか?が分かりません。
これでは上司も判断に困ってしまいます。

良い例のよいに、「自分の状況と、それを踏まえた上での締切」を同じタイミングで伝えることができれば、上司の判断は1回で済みます。
特にせっかちな上司の場合、二度三度と仕事の”出戻り”が発生することに良い顔はしないはず。

仕事はともかく友人からの頼まれ事の場合は?

仕事ならともかく、友達から何かを頼まれた場合、相手が締切を設定して伝えるべきでは?と思う方もいるかもしれません。

私はよく「会食でオススメの店を教えてほしい」「美味しい肉の店を教えて!」というような頼み事(というとオオゲサですが)をされます。

教えるのは全然構わないのですが、以下のような情報がないと、どんなお店を紹介すれば良いのか判断できません。

  • 日時は?(直近なら予約の取りにくいお店はNGなので外す)
  • 予算は?
  • どういう集まり?(接待なら相手の性別や年齢層、タバコを吸うか否か等。プライベートなら友達とワイワイ?デート?料理重視の女子会?
  • 希望のエリアは?(「都内ならどこでも!」→台東区の某店を紹介して「遠い」と言われたことがあります……)

他にもイロイロありますが、特に接待や勝負デートのお店の場合、下見OKか?個室はあるか?等も気になりますよね。

予算について、以前「**ってお店、高いですか?」と質問されてイラッとしたことも……高いか安いか?の基準は人それぞれですし、平均予算は食べログ等を見れば分かりますよね……

閑話休題。

いずれにせよ、自分で「いつまでに返答すれば良い?」と聞いたほうが早いし、自分の精神衛生上も良いはず。

せっかく調べて返信したのに、「あ、それもう自分で探して決めちゃった」って言われたら、ガッカリしますし、調べた時間は無駄になってしまいます。

ガッカリするくらいなら、自分で確認しよう、というのがオススメです。


■編集後記■

仕事とプライベートで立て続けに「あー!自分で締切設定しとくべきだった!」ということが起きたので、反省を込めて書いてみましたが、いかがでしたか?

自然にできるようになるまでキチンと意識しないとダメですね……反省(ふ、普段の仕事はキチンと設定してますよ!念のため!)。